大量のデータを読み書きできるファイル装置は、形態は異なりますが、嵩張った紙の書類を相対的に小さな記録媒体に圧縮保存します。そのため、データの物理的な保存スペースの節約になります。磁気テープやフロッピーディスクなどの記録媒体は、ファイル装置に依存しますので、異なった仕様のファイル装置では読めなくなり、結果としてその記録は全滅の憂き目を見ます。コンピュータ技術は、表面の華やかさの裏に、使えなくなった装置や読めなくなった記録媒体が死屍累々と横たわっているのです。保守的に見えるようでも、紙の資料は何とか後でも読めます。折角保存したファイルが読めなくなる危険は避けられない面を持ちますが、自分の不注意でファイルを上書きして前の記録を壊す危険もあります。